Todos
los empleados de la entidad
financiera son responsables
de proteger su integridad
y la de la institución
ante la eventual introducción
de recursos de procedencia
ilícita. La responsabilidad
de cumplimiento de las
normas de prevención
de lavado de dinero es
de todos los empleados,
de acuerdo con las funciones
que y responsabilidades
que se le hayan asignado
en los respectivos Manuales
internos. Una de las responsabilidades
del "oficial de cumplimiento"
es la de velar por que
en el Manual de Prevención,
se hayan asignado de manera
precisa para cada uno
de los cargos de la entidad
las funciones que le corresponden
con respecto al "sistema
de prevención de
lavado o programa de cumplimiento".
El "oficial de cumplimiento",
es el empleado responsable
de velar por la aplicación
de los procedimientos
específicos para
la prevención y
control del lavado de
activos, establecidos
al interior de la entidad
y de la observancia del
Código de Conducta,
por parte de todos y cada
uno de los empleados en
el desarrollo de sus funciones.
6.2.1.
Funciones
Las siguientes son labores
que debe ejecutar el "oficial
de cumplimiento",
en desarrollo del programa
de cumplimiento:
- Promover el diseño
de los procedimientos
específicos y
adecuados para prevenir
y controlar el lavado
de activos, como parte
integral del Sistema
de Control Interno de
la entidad que debe
adoptado por el Comité
de Prevención
de Lavado de Activos
(COPRELAC).
- Evaluar su idoneidad
y conformidad con las
exigencias legales.
- Procurar la formulación
de las estrategias de
la entidad para establecer
los controles necesarios,
con base en el grado
de exposición
al riesgo de lavado
de activos.
- Verificar la aplicación
de los procedimientos
específicos para
la prevención
del lavado de activos,
por parte de los empleados.
Para estos efectos s
conveniente que el oficial
de cumplimiento diseñe
y ponga en funcionamiento
un manual de inspección
- Verificar la observancia
del Código de
Conducta en las actuaciones
del personal de la entidad.
- Realizar, directamente
o por interpuesta persona
programas de sensibilización
dirigido a funcionarios
nuevos y programas de
capacitación
continua sobre prevención
del lavado de activos
para los demás
funcionarios.
- Efectuar revisiones
periódicas documentales
sobre el conocimiento
del mercado a través
de los diferentes segmentos
en que se encuentra
divido.
- Presentar informes
periódicos al
Comité de Prevención
de Lavado de Activos
(COPRELAC) sobre lo
adecuado, efectivo y
la calidad de los procedimientos
específicos para
la prevención
del lavado de activos,
sugerir acciones de
mejoramiento.
- Reportar las faltas
o errores que implique
la responsabilidad de
los funcionarios al
estamento interno que
corresponda.
- Efectuar análisis
de operaciones no usuales.
- Velar por el adecuado
reporte de operaciones
sospechosas a la Unidad
competente en los países
en que sea obligatorio
dicho reporte.
- Orientar la conservación
de los documentos relativos
a la prevención
del lavado de activos,
de modo que estos se
archiven y custodien
debidamente.
- Velar por la actualización
del manual de procedimientos
específicos para
la prevención
del lavado de activos
y el código de
conducta, de acuerdo
con los cambios normativos
y del entorno de negocio.
- Cumplir con el rol
de enlace con las autoridades.
- Coordinar con la administración
la formulación
del Plan Anual de Cumplimiento
y seguimiento como parte
integrante de la función
de planeación
general de la entidad.
- Elaborar estadísticas
con base en los siguientes
criterios: Concentración
de operaciones por cada
segmento de mercado,
movimiento consolidado
por cliente, clasificación
de operaciones por montos,
movimiento registrado
por monedas, clasificación
de clientes por direcciones,
etc.
- Efectuar seguimiento
a los compromisos adquiridos
por los directores de
dependencias y oficinas
de emprender acciones
correctivas por fallas
detectadas en la aplicación
de los mecanismos de
prevención y
control.
- Velar por el arraigo
de una cultura de cumplimiento
de la entidad.
Es importante profundizar
sobre la labor que debe
cumplir el oficial de
cumplimiento con respecto
a algunos de los puntos
que conforman el programa
de cumplimiento.
En relación con
la política
del conocimiento del cliente,
la labor del oficial de
cumplimiento se debe dirigir
a:
- Participar con los
directivos de la entidad
y las áreas de
mercadeo en la definición
de la política
del conocimiento del
cliente.
- Coordinar la difusión
de esta política.
- Verificar que los
empleados encargados
de vincular a los clientes
apliquen la política
de conocimiento del
cliente; es decir, que
soliciten y documenten,
en formularios especialmente
diseñados para
el efecto y con visitas,
la información
sobre sus datos personales
y su actividad económica.
- Su labor es verificar
que sea obtenido la
información necesaria
de los clientes que
permita un control de
sus operaciones. Si
la información
no contiene los datos
suficientes para conocer
al cliente, podrá
solicitar que ésta
se complete.
- Vigilar que los datos
suministrados por los
clientes se verifiquen
y actualicen periódicamente
a través de los
medios necesarios y
en la forma en que la
entidad considere más
eficaz.
- Finalmente, debe verificar
que la entidad aplique
los instrumentos necesarios
para alcanzar el conocimiento
del mercado en que sus
clientes desarrollan
su actividad comercial.
La labor que debe cumplir
frente al control de
operaciones es principalmente
la siguiente:
En materia del control
de operaciones en efectivo,
el oficial de cumplimiento
debe revisar que los formatos
diseñados para
registrar las transacciones
en efectivo iguales o
superiores a las cuantías
señaladas por la
autoridad competente,
cubran los aspectos que
las autoridades requieren
y en sus vistas de control
debe confirmar que estos
están siendo debidamente
diligenciados por parte
del empleado encargado
de atender al cliente
al momento de la transacción
en efectivo (cajero),
para lo cual podrá
apoyarse en las instancias
de control interno que
hagan una verificación
periódica de la
aplicación de estos
registros.
Cuando recibe de algún
empleado el informe
de operaciones inusuales,
es decir operaciones que
se salen del perfil del
cliente y del segmento
del mercado en que están
situadas, detectadas por
quien efectúa,
tramita, registra o controla
la transacción
se informen directamente
o a través de canales
internos para la correspondiente
evaluación, debe
colaborar en la evaluación
de las operaciones inusuales
para determinar su normalidad
o anormalidad respecto
de las transacciones del
cliente y con base en
estos análisis
poner consideración
del Comité de Prevención,
con el fin de definir
su calificación
como operación
sospechosa y proceder
a su reporte a las autoridades
competentes.
En la aplicación
de la política
"conocimiento del
empleado", la
cual es una herramienta
fundamental de control,
el oficial de cumplimiento
debe verificar que esta
política incluya
controles sobre cambios
del comportamiento y del
estilo de vida de un empleado,
los cuales permiten deducir
una conducta desviada,
máxime si se tiene
en cuenta el poder corruptor
de las organizaciones
criminales, que pueden
socavar la integridad
de los funcionarios más
débiles en su formación
ética.
Este control debe hacerse
tanto para los aspirantes
como sobre aquellos que
se encuentren vinculados
a la institución.
En cuanto a las personas
que va a vincularse a
la entidad, verificar
que el área de
gestión humana
ha incluido en sus políticas
de vinculación
de personal un detenido
análisis de los
antecedentes del candidato,
en el que se tendrán
en cuenta no sólo
las cualidades profesionales
y académicas, sino
también las calidades
de sus principios éticos
y morales.
Respecto de los empleados
de la entidad, se deben
aplicar controles con
el fin de verificar el
cumplimiento de su gestión
preventiva del lavado
de activos. Para ello
el oficial de cumplimiento
puede apoyarse en los
informes presentados por
las áreas de seguridad,
contraloría, recursos
humanos y auditoria.
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Alcance
del trabajo
El propósito fundamental
del trabajo que adelanta
el "oficial de cumplimiento"
en una entidad financiera,
es prevenir y detectar
bienes, recursos y derechos
provenientes de actividades
delictivas, que pretenden
ingresar a la economía
de la institución
a través de su
portafolio de servicios.
Lo anterior requiere
de los empleados de la
entidad, el máximo
cuidado al momento de
vincular clientes y durante
la realización
de las operaciones.
Se requiere entonces,
que la alta gerencia en
cabeza del "oficial
de cumplimiento",
efectúe sus seguimientos
y análisis pertinentes
con la debida profundidad
para garantizar la protección
de los empleados y de
la organización.
A continuación
se describe los elementos
que determinan el alcance
del trabajo del "oficial
de cumplimiento".
Objetivo
Evaluar constantemente
los mecanismos para la
prevención de lavado
de activos, adoptados
por la entidad financiera,
a efectos de establecer
los adecuados y efectivos de los
mismos y la calidad de ejecución
de las responsabilidades
inherentes al desarrollo
de las operaciones.
Los mecanismos para la
prevención serán:
Adecuados, si proveen
razonable seguridad para
alcanzar objetivos de
prevención y control.
Efectivos, si están
funcionando como se espera.
Tendrán calidad,
sí los pbjetivos
y metas organizacionales
son alcanzados.
Naturaleza
y extensión de
los procedimientos de
revisión aplicados.
Para el logro de los
objetivos descritos en
el numeral anterior, el
"oficial de cumplimiento"
aplica los siguientes
procedimientos de revisión:
Revisión
documental: el cual consiste en el
examen de registros y
documentos originados
en las operaciones, y
que se conservan en la
entidad.
Observación: mediante el examen
a los procedimientos operativos
que efectúan los
empleados en el desempeño
de su cargo en la entidad,
los clientes en la realización
de las operaciones, y,
las herramientas automáticas
que pueda ofrecer el desarrollo
tecnológico de
la entidad.
Revisión
analítica: mediante el estudio
de fluctuaciones y operaciones
inusuales, registradas
en documentos soportes
de las operaciones efectuadas
por los clientes, y el
registro de las mismas
en la base de datos computarizada.
Evaluación: consiste en la valoración
de los conocimientos de
los empleados de la entidad,
sobre los mecanismos de
prevención del
lavado de activos, mediante
la aplicación periódica
de pruebas escritas y
orales, para determinar
las necesidades de capacitación
del personal.
La extensión de
los procedimientos de
revisión, cubre
el análisis de:
- Documentos soportes
de las operaciones propias
de la entidad, correspondiente
a un período
determinado.
- Los procedimientos
para la prevención
del lavado de activos,
contenidos en el "Manual
de Procedimientos Específicos
para la Prevención
del Lavado de Activos"
y la verificación
de lo adecuados, efectivos
y de la calidad de los
mismos.
- La observancia por
parte de los empleados
de los preceptos del
"Código
de Conducta", como
plataforma ética
y moral de la entidad.
- Las acciones correctivas
emprendidas por la administración
de la entidad financiera
para mejorar las deficiencias
de los mecanismos de
prevención encontradas.
- El contenido del "Manual
de Funciones" de
los cargos existentes
en la entidad y la asignación
de responsabilidades
especificas con respecto
a la prevención
del lavado de activos,
de acuerdo con las funciones
de cada cargo.
- Otros documentos accesorios.
- El resultado de las
evaluaciones efectuadas
a los empleados.
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Apoyo
del trabajo en el desarrollo
tecnológico de
la entidad
El "oficial de cumplimiento"
cumplirá con sus
funciones apoyándose
oficiosamente en el Sistema
de Información
Gerencial – SIG – implementado
en la entidad, el cual
contiene una serie de
controles como por ejemplo:
Registro de datos básicos
de cada cliente; cruce
alfabético y numérico
con las listas OFAC –
Narcóticos y Terroristas;
consolidación de
operaciones por cliente
en períodos determinados;
segmentación del
mercado bajo criterios
determinados; control
individual de transacciones
en efectivo; control de
transacciones múltiples;
señales de alerta
automáticas, scanner
de documento de identificación;
entre otros.
El desarrollo tecnológico,
también permite
extractar informes con
base en las necesidades
de revisión y en
los criterios de análisis,
impuestos por el "oficial
de cumplimiento".
Ejemplo: Listado de operaciones
por topes, por actividad
económica, movimiento
por oficina, por ciudad,
por país, por regiones;
entre otros.
De igual manera, el SIG
permite o facilita detectar
operaciones inusuales
para el posterior reporte
de las operaciones sospechosas
a la autoridad competente,
con base en los requerimientos
normativos de cada país.
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Verificación
de la aplicación
del Sistema Integral de
Prevención
El "oficial de cumplimiento"
continuamente debe verificar
que al interior de la
entidad se adopten y apliquen
mecanismos y procedimientos
específicos, adecuados
y suficientes para disminuir
la exposición al
riesgo de lavado de activos.
Dicho Sistema Integral
para la Prevención
del Lavado de Activos
(SIPLA), debe ser aplicado
por parte de directivos,
empleados, proveedores
y clientes en general,
el cual está conformado
por los siguientes elementos:
- Misión, los
objetivos y estrategias
generales de la entidad
financiera. La Misión,
es la razón de
ser de la institución.
Los objetivos, indican
en forma clara y precisa
qué se va a obtener
y en que tiempo se lograrán
los resultados. Por
su parte, las estrategias
indican qué tipo
de acciones es necesario
realizar para obtener
los resultados deseados.
- Políticas,
procedimientos, normas,
programas y presupuestos
de la entidad financiera
diseñados por
el Comité de
Prevención de
Lavado de Activos (COPRELAC).
- Manual de Procedimientos
Específicos para
la prevención
del lavado de activos.
- Declaración
de principios de la
entidad, acerca del
lavado de dinero.
- Código de Conducta
- Responsabilidad del
"oficial de cumplimiento"
en el arraigo y establecimiento
de la cultura de cumplimiento
organizacional, a través
de la ejecución
de los programas de
capacitación
continua dirigidos a
todo el personal de
la entidad.
- Responsabilidad de
la Junta Directiva o
Directorio de la entidad
en la adopción
de políticas
y directrices que preserven
la integridad de la
empresa y de sus empleados.
- La formulación
del Plan Anual de Cumplimiento
(PAC), dentro de la
función de planeación
de la empresa con la
asignación de
recursos para desarrollar
la política de
reducir la exposición
al riesgo del lavado
de activos y arraigar
la cultura de cumplimiento.
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Informes
dirigidos a estamentos
superiores de la entidad
Es responsabilidad del
"oficial de cumplimiento",
mantener informada al
Directorio o a la Junta
Directiva y al Comité
de Prevención de
Lavado de Activos (COPRELAC)
sobre lo adecuado, efectivo
y la calidad de los mecanismos
específicos para
la prevención del
lavado de activos, adoptados
por la entidad.
Dicho informe debe contener
por lo menos:
- Procedimientos de
revisión empleados.
- Objetivos del informe.
- Período objeto
de revisión de
operaciones
- Grado de cumplimiento
de los procedimientos
por parte de los empleados
- Deficiencias de control
detectadas.
- Conclusiones
- Recomendaciones
- Compromisos de mejoramiento
- Seguimiento a las
acciones correctivas
adelantadas
- Evidencia de cumplimiento
de compromisos.
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Coordinar
la ejecución del
Plan Anual de Cumplimiento
(PAC) aprobado por el Comité
de Prevención de
Lavado de Activos (COPRELAC)
Dentro de las funciones
de planeación y
presupuesto de la entidad
financiera, se debe prever
la asignación de
recursos para implementar
un Plan Anual de Cumplimiento
(PAC) que debe ser acogido
y aprobado por el Comité
de Prevención de
Lavado de Activos (COPRELAC),
que contenga las diferentes
actividades sobre prevención
y control del lavado de
activos, que se estimen
realizar periódicamente
para proteger a la entidad
y a sus empleados de dicho
riesgo y para institucionalizar
la cultura de cumplimiento.
El citado Plan puede
estar compuesto de las
siguientes actividades:
- Programas de capacitación
dirigidos a directivos
y empleados.
- Programas de capacitación
dirigidos al "oficial
de cumplimiento".
- Implementación
de nuevos procedimientos
de prevención
y control.
- Jornadas de sensibilización
sobre protección
al riesgo de lavado
de activos.
- Programas de actualización
del Sistema Integral
para la Prevención
de Lavado de Activos.
- Ejecución de
campañas disuasivas
que logren reflejar
ambiente de control
institucional.
- Programación
de visitas de inspección
a las agencias y/o sucursales
y unidades funcionales
para evaluar lo adecuado
y efectivo del Sistema
Integral para la Prevención
del Lavado de Activos.
- Encuentro con oficiales
de cumplimiento de otras
entidades para intercambiar
experiencias y retroalimentar
el esquema de prevención
y control.
- Reuniones con otros
estamentos de control
como la Auditoría
Interna y la Auditoría
Externa, la Revisoría
Fiscal y con funcionarios
de entidades de control
estatal.
- La asistencia a eventos
como seminarios, simposios,
diplomados y encuentros
en el ámbito
nacional e internacional.
- Visitas a ciertos
clientes para conocer
su actividad económica
y establecer el potencial
de generación
de ingresos operacionales
y no operacionales.
- Programas que contemplen
la investigación
y el desarrollo de nuevos
mercados para establecer
agencias u oficinas
de vinculación
y atención de
clientes, en el territorio
nacional o internacional
sin prescindir de mecanismos
de conocimiento del
mercado y del cliente,
que permitan determinar
el origen lícito
de los recursos a tranzar
en dicha zona.
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Apoyar
al Comité
de Prevención de
Lavado de Activos (COPRELAC)
El COPRELAC debería
estar conformado por empleados
de la alta dirección
responsables de las diferentes
áreas de la institución
(Vicepresidentes, Gerentes
o Directores del área
financiera e inversiones,
de crédito, de
mercadeo, jurídica.
Las funciones del citado
Comité deberían
ser las siguientes:
- Definir las políticas
y directrices para la
prevención del
lavado de activos.
- Aprobar el Plan Anual
de Cumplimiento (PAC).
- Hacer el seguimiento
de los informes presentados
por el oficial de cumplimiento.
- Decidir sobre las
medidas disciplinarias
ante el incumplimiento
de las normas de prevención
de lavado de activos.
- Decidir sobre el reporte
de las operaciones sospechosas
a las autoridades.
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