Conocer
al Cliente implica recolectar
y analizar información
relevante sobre su identidad
y su actividad económica.
Esta información
proviene de diferentes
fuentes, públicas
y privadas, y conforman
un conjunto de datos que
le sirven al sujeto
obligado para
conocer el riesgo relativo
de cada uno de sus clientes
frente a operaciones de
lavado. A su vez, todos
los documentos y los datos
recolectados en desarrollo
de esta política
servirán de sustento
para detectar operaciones
sospechosas y encontrarle
justificación a
operaciones que aparecían
como tal a primera vista.
Por estas razones de peso,
las entidades deben recaudar
la información
pertinente sobre sus clientes,
de acuerdo con ciertas
pautas que se describen
a continuación.
De esta labor depende
el éxito del control
que con dicha información
se puede ejerce.
Los aspectos o labores
que conforman el Conocimiento
del Cliente son:
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3.3.1.
Identificación
del Cliente
Comúnmente las
personas se identifican
con el nombre y el número
de documento de identidad.
En términos sencillos,
identificar es asegurarse
que la persona que se
acerca a la entidad no
es otra, es decir no es
suplantada o está
actuando con una identidad
falsa. Las entidades financieras
y el comercio, emplean
diversos métodos
para identificar a las
personas y dejar constancia
de que fueron efectivamente
ellas quienes realizaron
las operaciones o transacciones.
Esta labor se basa, por
lo general, en el cotejo
o comparación de
la firma, la fotografía
y la huella dactilar en
documentos que se presumen
auténticos, frente
a los documentos presentados
por el cliente o usuario.
Los documentos que habitualmente
se utilizan para identificar
personas naturales (físicas)
son: partida de nacimiento,
documentos de identidad,
cédula electoral,
licencia de conducción,
pasaporte, tarjeta de
seguridad social o registro
civil. Para identificar
las personas jurídicas
(morales) comúnmente
se emplean algunos de
los siguientes documentos:
contratos sociales, estatutos,
registro mercantil, documentos
notariales, documentos
de identificación
tributaria, licencias
o registros especiales.
Como mecanismo adicional
se solicitan referencias
personales, laborales,
bancarias o comerciales
que tienen el propósito
de determinar la existencia
real de la persona, vincularla
con otros individuos o
empresas, y facilitar
la verificación
de los datos básicos.
Es importante que cada sujeto
obligado establezca una
lista de documentos admisibles
como identificación,
según cada caso
y de acuerdo con las normas
del supervisor
bancario.
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3.3.2.
Diligenciamiento de Formularios
No basta con identificar
a la persona, es necesario
consignar sus datos básicos
y su información
financiera en tal forma
que ésta pueda
ser utilizada cuando se
requiera. Por esta razón,
el supervisor bancario o las mismas entidades
suelen establecer formularios
especialmente diseñados
para consignar la información
que permite obtener un
conocimiento adecuado
del cliente.
Normalmente estos formularios
se diseñan y clasifican
según los siguientes
aspectos:
- Servicio o producto
(ejemplo: Formulario
de Apertura de Cuenta
Corriente)
- Tipo de cliente
(ejemplo: Persona
jurídica o
moral)
- Monto de la Operación
(ejemplo: Formulario
de información
adicional para giros
de divisa superiores
a una determinada
suma)
- Etapa de la relación
con el cliente (ejemplo:
Formulario de Actualización
de Datos)
3.3.3.
Solicitud de Documentos
de Soporte
Si bien existe el principio
de buena fe, la información
suministrada por los clientes
debe ser verificada y
soportada en ciertos casos.
Por esta razón,
los sujeto
obligado deben
solicitar ciertos documentos
originales para comprobar
la veracidad de la información
suministrada. En ciertos
eventos los sujeto
obligado conservan
copias u originales de
algunos de estos documentos
como formatos, declaraciones,
contratos, etc.
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3.3.4.
Verificación de
Datos
La obligación
de verificar la información
suministrada, de la cual
se hizo referencia en
el punto anterior, puede
cumplirse de varias formas,
según el riesgo
que implique la transacción,
la experiencia de la entidad
y las posibilidades prácticas.
En algunos casos, basta
con consultar información
pública y fácilmente
disponible, como la guía
telefónica, por
ejemplo, para corroborar
los datos suministrados
por el cliente. En otros
casos, las entidades consideran
necesario tomar medidas
adicionales y visitan
al cliente en sus instalaciones
para confirmar que la
información suministrada
es veraz. No es operativo
ni pertinente visitar
a todos los clientes de
la entidad, como tampoco
es prudente creer en toda
la información
suministrada por los clientes.
Las entidades deben ejercer
su buen juicio, conforme
a la legislación
aplicable, para determinar
el alcance de su política
de verificación
de información.
Para apoyar la labor
de verificación
de la información
presentada por el cliente
es de gran utilidad contar
con otras fuentes de información
que puedan ampliar estos
datos. Comúnmente
los sujeto
obligado acuden
a las centrales de riego
e información financiera,
y las autoridades que
certifican antecedentes
judiciales, cuando esta
información está
disponible.
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3.3.5.
Consulta de Listas Especiales
A criterio de la entidad,
se pueden utilizar las
listas que diferentes
autoridades expiden con
el propósito de
alertar sobre los antecedentes
de ciertas personas o
empresas. Estas listas
deben ser utilizadas con
sumo cuidado, pues la
existencia de homónimos
puede generar inconvenientes
en su aplicación.
Para efectos del narcotráfico,
es muy conocida internacionalmente
las listas de la OFAC,
dependencia del Departamento
del Tesoro. (www.ustreas.gov/ofac)
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3.3.6.
Asignación del
Perfil
El conocimiento del
cliente se traduce en
la recolección
de datos y documentos
que dan soporte a los
negocios que el cliente
quiere realizar con la
entidad. Esta información
es útil para realizar
análisis y estudios
caso por caso. Sin embargo,
para realizar controles
más operativos
y efectivos, los sujeto
obligado deben
diseñar un sistema
de perfiles que les permita
describir en forma simple
las características
de un cliente. Estos perfiles
deben ser relevantes al
momento de confrontarlos
frente a las operaciones
realizadas por un cliente.
No existe una forma única
de realizar los perfiles,
sin embargo, para efectos
operativos, es importante
que el sistema de perfiles
sea ante todo simple.
Ejemplo
simplificado:
El Banco de Oro tiene
un sistema de tres perfiles,
así:
A: Clientes Pequeños
B: Clientes Medianos
C: Clientes Grandes
En la Oficina Principal
vinculan como cliente
al señor Arcadio
Buendía y después
de analizar la información
suministrada (Conocimiento
del Cliente) le asignan
el perfil B por ser un
cliente Mediano.
Al mes, el Gerente de
la Sucursal revisa los
listados de movimientos
mensuales y nota que Arcadio
Buendía tiene perfil
B, pero realiza operaciones
típicas, por su
monto, del perfil C, correspondiente
a los "Clientes
Grandes". No
fue necesario consultar
todos los documentos y
formularios para detectar
esta operación inusual, el sistema de
perfiles permite analizar
muchas operaciones en
forma ágil y rápida.
Ahora, el Gerente y los
responsables de la prevención
al lavado de activos en
la entidad tienen que
estudiar la información
del cliente para definir
si realmente se trataba
de una operación
sospechosa.
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3.3.7.
Selección del Cliente
Como lo hemos manifestado,
el conocimiento del cliente
al momento de la vinculación
del mismo tiene varias
ventajas. La más
importante de ellas es
que al no haberse realizado
todavía ninguna
transacción económica,
el sujeto
obligado esta
a tiempo para determinar
si el cliente está
dentro de su mercado objetivo.
En algunos casos, los
sujetos obligados determinan
que no es conveniente
vincular al cliente, pues
dentro de sus controles
tienen un sistema de evaluación
de factores de riesgo
que les permite detectar
desde el comienzo los
clientes no deseados.
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3.3.8.
Anticipación de
servicios y movimientos
Una de las herramientas
más eficaces para
la detección de
operaciones inusuales
es la anticipación
de las operaciones que
el cliente tiene posibilidad
de realizar según
su actividad económica.
Se trata de analizar la
información financiera
suministrada para determinar
las características
y el monto dentro de los
cuales se deben enmarcar
las operaciones del cliente
en el futuro cercano.
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3.3.9.
Solicitud de una Declaración
Jurada
Es sumamente importante
informar al cliente de
la necesidad de contar
con información
verdadera y exacta sobre
su identidad y su actividad
económica. Muchas
veces los clientes abordan
los formatos de la Política
de Conocimiento del Cliente
sin la debida atención,
pues asumen que se trata
de un trámite rutinario
sin mayores consecuencias.
Por esta razón,
y como medida disuasiva
frente a posibles casos
de lavado de activos,
es costumbre solicitarle
a los clientes que certifiquen
la veracidad de la información
mediante una declaración
jurada en este sentido.
El mismo texto debe mencionar
las consecuencias en caso
de suministrar información
falsa o hacer uso indebido
de los servicios prestados
por la entidad.
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3.3.10.
Conservación y
Organización de
la Información
La información
que se recopila en desarrollo
de la Política
de Conocimiento del Cliente
tiene como propósito
servir de sustento para
el análisis de operaciones sospechosas que todo sujeto
obligado debe
realizar. Por esta razón,
debe prestarse especial
atención a la conservación
tanto de los documentos
físicos como de
los datos que se tengan
en medio magnético
sobre los clientes.
En este sentido es importante
tener en cuenta dos aspectos
de la conservación
de documentos: organización
interna y tiempo de conservación.
Algunas legislaciones
establecen procedimientos
especiales para la organización
de la información
de los clientes, concretamente
establecen el uso de carpetas
que deben contener la
información básica
de cada cliente. Por otra
parte, se deben atender
plazos de conservación
de los documentos del
cliente, los cuales oscilan
entre cinco y diez años,
según el país.
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3.3.11.
Consolidación de
Operaciones
En algunos casos es
suficiente una operación
de un cliente para poder
determinar que se trata
de una operación
sospechosa. No obstante,
en la mayoría de
los casos, es necesario
apreciar la actividad
del cliente en su conjunto
para poder compararla
con su perfil, el segmento
del mercado al cual pertenece,
las señales de
alerta y los demás
mecanismos de control
establecidos por el sujeto
obligado para
determinar que la operación
es sospechosa.
Por esta razón,
corresponde a las entidades
consolidar el conjunto
de operaciones de un cliente
en un período fijo
que normalmente corresponde
a un mes calendario, para
obtener una visión
más completa de
los movimientos del cliente
y así poder analizarlos.
Recomendamos que el
informe de consolidación
de operaciones tenga en
cuenta lo siguiente:
- Separar movimientos
crédito y débito
- Agrupar información
por producto y región
- Incluir el Perfil
del Cliente y la fecha de asignación
del mismo
- Describir el Segmento
del Mercado en el cual se encuentra
el cliente
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3.3.1.2.
Actualización de
Datos y Documentos
Algunos de los datos
que el cliente suministra
al momento de su vinculación
tienen baja probabilidad
de cambiar con el tiempo.
Por el contrario, la información
financiera es por esencia
cambiante, y por lo tanto
es necesario actualizarla
constantemente para poder
analizar las operaciones
del cliente frente a su
perfil real. Muchas operaciones
que a primera vista aparecen
como sospechosas, son
el resultado de comparar
operaciones de los clientes
frente a perfiles desactualizados.
Ejemplo: Industria Pegasuelas es
una pequeña zapatería
local que abrió
una cuenta corriente en
1993 con el Banco de Oro.
En el año 2002,
el ejecutivo de cuenta
se alarma al enterarse
que dicha empresa está
recibiendo giros en dólares
por sumas superiores a
los 100.000 USD mensuales.
Antes de reportar la operación,
los responsables de la
prevención al lavado
de activos verifican la
información del
cliente y se dan cuenta
que está actualizada.
El ejecutivo de cuenta
visita la empresa y se
da cuenta que ya no tienen
la misma dirección
ni el mismo teléfono.
Después de realizar
algunas averiguaciones
en el medio y visitar
al gerente, se dan cuenta
que la compañía
llevaba creciendo 9 años
consecutivos, que tiene
productos exitosos, que
exportan a 15 países,
que ha recibido capital
lícito mediante
la venta de acciones a
inversionistas de la industria
del calzado y que no tenían
nada que esconder. El
Banco de Oro, dentro de
sus cuatro paredes no
se dio cuenta que su cliente
crecía y perdió
muchas oportunidades de
negocios. Antes de reportar
a un cliente es importante
preguntarse que tan actualizada
está la información.
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