Definición del Oficial o funcionario de Cumplimiento.

Es el ejecutivo designado por el máximo órgano directivo de una institución financiera o "sujeto obligado", para que asuma las responsabilidades de establecer el código de conducta, verificar la aplicación de la ley, formular y ejecutar procedimientos y diseñar controles adecuados, efectivos y de calidad, con el propósito de prevenir la utilización de la entidad o "sujeto obligado" para el lavado de dinero.

Programas de obligatorio cumplimiento

El "oficial de cumplimiento" es el empleado del "sujeto obligado" encargado de ejecutar el programa de cumplimiento obligatorio al interior de la entidad financiera, según las directrices normativas en cada uno de los países.

Nivel organizacional del cargo

Por las responsabilidades propias del "oficial de cumplimiento", el cargo debe estar clasificado en el nivel de alta gerencia, con dependencia directa de la junta directiva o directorio.

En algunas entidades financieras el cargo es desempeñado por un ejecutivo que cumple exclusivamente con las funciones de cumplimiento; en otras, las funciones se le asignan, al Vicepresidente Contralor General o Director de Auditoría Interna o Gerente de Control Interno, según la entidad.

Algunas regulaciones exigen que el cargo de "oficial de cumplimiento" sea ejercido por una persona cuya única función sea la del "oficial e cumplimiento".

Características del "oficial de cumplimiento"

La entidad financiera, que requiera de los servicios profesionales de este ejecutivo, es recomendable que el aspirante cumpla el siguiente perfil:

• Profesional preferiblemente en áreas administrativas.
• Total disposición al cambio.
• De proceder recto e íntegro.
• Enérgico, activo, diligente, dinámico y creativo.
• De actuar precavido y reservado.
• Debe conocer de manera amplia la actividad y productos de la entidad
• Amplia experiencia en control y supervisión.

Adicionalmente, debe ser una persona sobresaliente en la práctica de los siguientes roles: líder, enlace, observador, vocero, innovador y negociador.

Características y calidades que deben tener el oficial de cumplimiento y su equipo.

Critico: Capacidad que tiene el Oficial de Cumplimiento y cada uno de los miembros de su equipo, de analizarse así mismo, de analizar a los directivos, empleados, clientes, proveedores, y toda persona vinculada con la entidad financiera; las circunstancias y las situaciones, relacionadas con el actuar de cada uno; lo adecuado, efectivo y la calidad del Sistema Integral de Prevención; determinando las causas y consecuencias de las deficiencias y/o excepciones a las normas vigentes encaminadas a proteger a la entidad del lavado de activos.

Ético: Es el compromiso del Oficial de Cumplimiento, de su equipo de trabajo y de todos los empleados de la entidad financiera, de tener actitudes y comportamientos responsables frente así mismo como persona, frente a los demás empleados y clientes, y frente a las responsabilidades de su cargo y el progreso integral.

Libre de pensamiento: Capacidad del Oficial de Cumplimiento, de cada miembro de su equipo de trabajo y de cada empleado, de la entidad financiera, de ser libre, de elegir y de decidir por sí mismo. Ser libre exige responsabilidad, puesto que un empleado con su libertad, puede tomar decisiones que vulneren las normas de prevención del lavado de activos y facilite la comisión del delito.

Responsable: El Oficial de Cumplimiento, cada uno de los miembros de su equipo de trabajo y cada empleado de la entidad financiera, responde por sus actos y por sus consecuencias. Cada uno de los vinculados a la entidad, en sus actuaciones debe tener en cuenta el propio bien, el bien de los demás compañeros y el bien común. La responsabilidad de los empleados y clientes es frente a su conciencia y ante la sociedad. Es importante anotar, que el empleado no sólo es responsable de lo que hace durante el ejercicio de su cargo en perjuicio de sí mismo, de sus compañeros y de la entidad, sino también de lo que deja de hacer cuando debe hacerlo, en beneficio de los mismos.

Dinámico y creativo: El Oficial de Cumplimiento, cada uno de los miembros de su equipo de trabajo y en general cada empleado de la entidad financiera, tienen en si mismo una exigencia y un dinamismo para perfeccionar la manera de ejercer las funciones y responsabilidades relacionadas con el Sistema Integral para la Prevención de Lavado de Activos. La creatividad es la posibilidad que tiene cada empleado de aplicar su inteligencia e iniciativa en busca del perfeccionamiento de sí mismo y de los demás vinculados, como al desarrollo de la organización social. El poseer el Oficial de cumplimiento, y todos los empleados, dinamismo y capacidad creadora, nos debe comprometer a esforzarnos permanentemente por el mejoramiento de los mecanismos de prevención para protegernos de la inclusión de recursos de origen ilícito a través de las operaciones de la entidad.

Trascendente: El Oficial de Cumplimiento, cada uno de los miembros de su equipo de trabajo y cada empleado de la entidad financiera, están orientados hacia el futuro, es decir, con sus actuaciones responsables y la observancia de la ley en materia de prevención y control del lavado de activos, en el ejercicio de sus cargos, permiten que la entidad no se detenga, se supere, permanezca y trace una importante huella en procura de evitar ser utilizada para transar recursos de origen ilegal.

Social: El Oficial de Cumplimiento, cada uno de los miembros de su equipo de trabajo y cada empleado de la entidad financiera, debe ser conciente que la entidad para la cual labora, la conforman otras personas, que exigen compromiso y responsabilidad. En consecuencia, todos adquieren el compromiso de preservar la entidad mediante la observancia responsable de la ley y la práctica de los procedimientos internos, adoptados para protegerse del delito de lavado de activos.

Idoneidad profesional: El Oficial de Cumplimiento y cada uno de los miembros de su equipo de trabajo, deben poseer el conocimiento, la habilidad y la disciplina, que exige el ejercicio de su cargo, para lograr alcanzar el objetivo de protección integral de la entidad y de sus empleados, de la inclusión de activos y derechos, originados en actividades delictivas, a través de sus operaciones. Un Sistema Integral de Prevención, adecuado a la naturaleza de la entidad, efectivo en sus procedimientos específicos de control y de excelente calidad; se perfecciona cuando las personas que lo adoptan, lo monitorean y lo mejoran continuamente, reúnen cualidades profesionales sobresalientes.

Capacitación permanente: El Oficial de Cumplimiento, cada uno de los miembros de su equipo de trabajo y cada empleado de la entidad financiera, deben conservar su competencia técnica mediante la capacitación permanente. Es responsabilidad de cada empleado, mantenerse actualizado sobre las últimas normas de carácter civil, comercial, administrativo y penal, cuyo objetivo es la prevención y control del lavado de activos. Dicha capacitación permanente, permite la adecuación de los procedimientos específicos adoptados por la entidad, para que respondan a las expectativas de protección integral en un escenario cambiante. Estos conocimientos se obtienen a través de participar en seminarios, diplomados, conferencias, curso de inducción, análisis de casos prácticos, y en los programas institucionales de capacitación permanente que cada entidad debe trazar, como un elemento esencial del Sistema Integral de Prevención.

Suficiente alcance del trabajo: El Oficial de Cumplimiento y su equipo de trabajo, deben ser concientes de su papel en la entidad financiera para la cual laboran. Con base en esta apreciación, ellos estiman el cubrimiento de su trabajo, partiendo de la formulación de unos objetivos de revisión y examen, la clase y la extensión de los procedimientos de revisión empleados, el espacio temporal al cual corresponden las operaciones o actividades revisados, y la identificación de actividades u operaciones que se excluyen de la labor de revisión. El alcance del trabajo de cumplimiento de la entidad, debe permitir medir lo adecuado, efectivo y la calidad del Sistema Integral para la Prevención del Lavado de Activos.

Mente abierta: El Oficial de Cumplimiento y cada uno de los miembros de su equipo de trabajo, deben ser receptivos a las opiniones y reportes de los demás empleados de la entidad financiera, con relación a las operaciones inusuales detectadas a través de las señales de alerta establecidas internamente. De igual forma, deben escuchar y estar atentos a informaciones sobre personas, actividades y hechos, provenientes de fuente secundaria y externa, con el fin de valorarlas a través de consultas en las bases de datos de la entidad, seguimiento a operaciones realizadas por los clientes que por características particulares, montos, frecuencias y volúmenes significativos, conduzcan a concluir que se salen de los perfiles y roles trazados para los segmentos de mercado atendidos por la entidad.

Adhesión a la filosofía de la institución: El Oficial de Cumplimiento y cada miembro de su equipo de trabajo, reflejan en su comportamiento la observancia y práctica de unos principios y valores institucionales, que permite distinguir los límites de lo verdadero y esencial de lo falso e ilícito. Lo anterior, se materializa en la adopción de políticas y procedimientos específicos para prevenir a la entidad y a sus empleados de los daños y perjuicios causados por el manejo, inversión y colocación de recursos provenientes de actividades delictivas.

Actuar con objetividad: El Oficial de Cumplimiento y cada uno de los miembros de su equipo de trabajo, ejercen sus funciones con respeto, con total independencia mental, es decir, con libertad y autonomía. En consecuencia, el resultado de su trabajo cumple con los objetivos de prevención y control institucionales previstos, generan confianza y credibilidad, y orientan a cada uno de los miembros del equipo de cumplimiento a evitar colocarse en situaciones que impidan expresar sus juicios profesionales.

Disposición al cambio: El Oficial de Cumplimiento y cada uno de los miembros de su equipo de trabajo, deben caracterizarse por poseer una mente ágil, flexible, lista para acomodarse a las necesidades nuevas, originadas en la sofisticación de los métodos empleados por la delincuencia organizada; por la evolución normativa o procedimental en materia de prevención y control de las actividades delictivas, originadas en acciones internacionales, y por el avance tecnológico que manifiesta maneras nuevas de hacer las cosas. El cambio exige asumir nuevos roles, por parte de los miembros del equipo de cumplimiento de la entidad, quienes con su experiencia, conocimiento, inteligencia y originalidad, asumen con entereza las reglas de los modelos novedosos.

Ingenioso: El Oficial de Cumplimiento y cada uno de los miembros de su equipo de trabajo, deben poseer espíritu creativo, es decir, facultad para idear con prontitud y facilidad las acciones necesarias para salir avante de una situación inesperada. El ser ingenioso implica el mantener una actitud vigilante frente a las posibles arremetidas de los delincuentes organizados que pretendan incluir dinero, derechos y otros activos a través de las operaciones de la entidad financiera. El descubrir con anticipación la forma como operan los lavadores de activos, permite al ingenioso equipo de cumplimiento diseñar procedimientos específicos de prevención que logren atenuar los efectos del delito.

De actuar precavido y reservado: El Oficial de Cumplimiento y los miembros de su equipo de trabajo, deben prevenir los riesgos y peligros a que se encuentra expuesta la entidad y sus empleados, a consecuencia del delito de lavado de activos. El manejo de la información sobre reportes internos de operaciones inusuales, su posterior análisis de razonabilidad y el establecimiento de la viabilidad de reportar como operación sospechosa a la Unidad de Información y Análisis Financiero, respectiva; sugiere que el equipo de cumplimiento actúe con precaución y en reserva.

Dedicación al trabajo: Compromiso de rendir en el trabajo ejerciendo a cabalidad todas las capacidades de la persona.

Responsabilidad: Realizar el trabajo a conciencia, tanto en la dedicación de tiempo como en la buena calidad de lo que se hace.

Honradez: Respeto y cuidado de los bienes que se encomiendan en el ejercicio de la actividad laboral, tales como: máquinas e instrumentos de trabajo.

Respeto y buenas relaciones: Con los superiores, compañeros y subalternos.

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