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Planeación
del trabajo del Oficial
de Cumplimiento
El "oficial de cumplimiento"
durante el desarrollo
de sus funciones debe
elaborar planes de los
trabajos que pretenda
efectuar. La formulación
de planes de trabajo es
una metodología
que demuestra orden y
pretende racionalizar
recursos en la realización
del trabajo.
El plan de trabajo de
cumplimiento en una entidad,
desarrolla los siguientes
aspectos:
- Adquirir un adecuado
conocimiento de la misión,
visión, políticas,
principios, valores
y procedimientos de
la entidad y del medio
ambiente donde ella
opera.
- Definir claramente
los objetivos del trabajo
de cumplimiento
- Determinar el grado
de exposición
al riesgo de lavado
de activos
- Diseñar una
estrategia de cumplimiento
Lo anterior significa
que el "oficial de
cumplimiento" debe
elaborar un Plan Anual
de Cumplimiento (PAC)
el cual describe las actividades
a desarrollar, el responsable
de la ejecución
del trabajo, las dependencias
afectadas, el tiempo de
duración, el resultado
obtenido, las acciones
de mejoramiento emprendidas
y el monitoreo para establecer
el grado de cumplimiento
de los objetivos trazados.
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Evaluar
el riesgo del lavado de
activos
Una de las responsabilidades
del "oficial de cumplimiento",
es evaluar el grado de
exposición de los
empleados y de la entidad
financiera, al riesgo
de verse involucrados
en un esquema de lavado
de activos.
La medición del
riesgo de lavado de activos,
se efectúa a través
de la elaboración
de la llamada "Matriz
de Riesgo", que consiste
en caracterizar las variables,
los factores y situaciones
generadores de riesgo;
valorar el riesgo; identificar
las dependencias u oficinas
mayormente expuestas;
formular los procedimientos
específicos para
atenuar la exposición;
y racionalizar los recursos
de prevención y
control interno.
La metodología
de "Matriz de Riesgo",
permite al "oficial
de cumplimiento",
programar visitas de cumplimiento;
diseñar programas
de revisión adecuados;
determinar el alcance
de las revisiones; coordinar
las frecuencias y alcance
de las visitas de inspección
con la auditoria externa
(revisoría fiscal)
y la auditoría
interna; lograr un conocimiento
del mercado de los servicios
ofrecidos y de los clientes;
entre otros aspectos.
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Seguimiento
a la implementación
de procedimientos específicos
de prevención del
lavado de activos
De igual forma, es competencia
del "oficial de cumplimiento",
diseñar procedimientos
específicos para
la prevención y
control del lavado de
activos; con base en las
siguientes directrices:
Políticas
de Prevención
y Código de conducta
Todas las entidades
financieras deben establecer
un código de
conducta el cual se
constituye en la plataforma
moral y ética
institucional desarrolla
el siguiente contenido:
La declaración
de principios de la
entidad, inspirada en
la lucha institucional
contra el lavado de
activos y en la colaboración
con las autoridades.
- Principios rectores.
- Valores institucionales.
- Valores éticos.
- Sanciones impuestas
ante incumplimientos
al código de
conducta.
- Resolución
de situaciones generadoras
de conflictos de interés.
- Cumplimiento de
las leyes y los estatutos
internos.
- Actuaciones prohibidas
al personal.
- Manejo de información
privilegiada.
- Relaciones con los
clientes.
- Relaciones con los
proveedores.
- Dedicación
al trabajo.
- Conductas relacionadas
con limitación
de regalos y atenciones
recibidas.
- Competencia profesional.
- Desarrollo del personal.
Conocimiento
de los procedimientos
operacionales
Es imprescindible que
el "oficial de
cumplimiento" conozca
y entienda el ciclo
operacional de la entidad
financiera a la cual
se encuentra vinculado.
El diseño e implementación
de procedimientos específicos
para la prevención
del lavado de activos,
se efectúa sobre
dichos procedimientos
operacionales generales.
Manual
de procedimientos específicos
Consiste en un instructivo
que desarrolla los procedimientos
específicos que
la entidad financiera
adopta para protegerse
del lavado de activos.
Como resultado de las
políticas, objetivos,
normas programas y presupuestos.
A continuación
se relacionan los procedimientos
contenidos en el manual:
Conocimiento del mercado
- Diseño de
perfiles de los clientes
- Conocimiento del
cliente
- Segmentación
de mercado
- Detección
y reporte interno
de operaciones inusuales
- Reporte de operaciones
inusuales a la Unidad
que corresponda.
- Revisión
de las operaciones
inusuales y procedimiento
para el reporte de
operaciones sospechosas
a las autoridades
competentes.
- Consolidación
de la información
por cliente.
- Programas de capacitación
continua
- Responsabilidades
del "oficial
de cumplimiento"
- Política
para el "conocimiento
del empleado"
- Desarrollo tecnológico
- Determinación
de "señales
de alerta" o
"banderas rojas"
- Procedimientos para
el "registro
de operaciones individuales
en efectivo"
- Procedimientos para
la determinación
de "operaciones
múltiples en
efectivo" (consolidación
de operaciones un
efectivo)
- Procedimiento para
el registro de las
operaciones realizadas
por la entidad financiera
- Estándares
internacionales para
la prevención
del lavado de activos.
- Modelos para el
reporte de información
periódica a
la Unidad de Información
Financiera – UIF
- Procedimientos para
la atención
a requerimientos formulados
por las autoridades
competentes
- Procedimiento para
la conservación
y archivo de los documentos
soportes de las operaciones
- Procedimientos para
el reporte de información
periódica a
las entidades de vigilancia
y control o a las
Unidades de Información
Financiera (UIF).
- Metodología
a ser empleada en
las visitas de inspección
a las dependencias
y oficinas de la entidad
financiera, por parte
de los órganos
de control interno
(auditoria interno,
contraloría).
- Modelo de las visitas
a los clientes
- Funciones de la
auditoria interna
con respecto a la
prevención
de lavado de activos.
- Funciones de la
auditoria externa
(revisoría
fiscal) con respecto
a la prevención
de lavado de activos.
- Régimen sancionatorio
ante incumplimiento
de los procedimientos
específicos
El oficial de cumplimiento
debe revisar y estudiar
el contenido del manual
para verificar que se
ajuste al derecho interno,
a las políticas
de la entidad, y a los
lineamientos generales
que los supervisores
bancarios determinen
para el efecto.
De la evaluación
y análisis que
hace de los procedimientos
de control contenidos
en el manual de procedimientos,
determina si éstos
son idóneos,
sí comprenden
todas las operaciones
de la entidad, y si
los aplican todos los
empleados de la entidad,
así como el grado
de eficacia de los mismos.
Debe sugerir a la administración
efectuar los correctivos
necesarios para mejorar
el manual de procedimientos
y su aplicación.
En este sentido el oficial
de cumplimiento tiene
un papel de asesor frente
a los directivos de
la entidad, para que
se adecuen a los lineamientos
exigidos por las normas
del país.
Así mismo, el
oficial de cumplimiento
debe verificar que el
manual sea objeto de
una permanente actualización
de acuerdo con las necesidades
y cambios de política
de la entidad financiera
y con las exigencias
del legislador o del
supervisor bancario.
Establecimiento
de una cultura de cumplimiento
El "oficial de
cumplimiento" debe
velar por el arraigo
de una cultura de cumplimiento
institucional; es lograr
el convencimiento de
los empleados al interior
de la entidad financiera,
de asumir una actitud
vigilante y sensible
durante el desarrollo
de las operaciones para
evitar en todo momento
que los funcionarios
y la institución
sean objeto de un esquema
de lavado de activos.
Cuando el funcionario
de cumplimiento, mediante
estudio, análisis
y seguimiento de las
operaciones, establece
el grado de exposición
de la entidad al riesgo
de lavado de activos,
genera mecanismos de
prevención y
control suficientes,
encaminados a preservar
en todo tiempo y lugar
la integridad individual
e institucional.
La responsabilidad
por excelencia que debe
asumir el Oficial de
Cumplimiento en una
entidad financiera,
consiste en instituir
en las personas que
conforman la organización,
un conjunto de modos
de vida, encaminados
al aseguramiento de
la calidad en la ejecución
de los procedimientos
específicos de
prevención y
control, así
como en su comportamiento
ético, para mantener
a salvo a la entidad,
de la influencia de
los recursos provenientes
de actividades delictivas.
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Formulación y aplicación
de programas de revisión
y análisis
Este procedimiento es
un elemento importante
dentro de las funciones
del Oficial de Cumplimiento,
el cual consiste en: elaborar
un plan de rutinas de
revisión con el
objeto de verificar el
cumplimiento de las normas
y reglamentaciones internas,
en los procedimientos
diseñados por la
entidad para protegerse
del lavado de activos
y alcanzar metas institucionales.
Existen varias clases
de programas de revisión
y análisis: Programa
para revisión de
operaciones; programa
de inspección a
dependencias y oficinas
de la entidad; programa
de inspección a
clientes; programa de
verificación de
cumplimiento de normas;
programa análisis
de razonabilidad de operaciones
inusuales; programa de
revisión de segmentos
de mercado; análisis
estadístico de
operaciones por cliente;
programa de cruce de clientes
en listas OFAC narcóticos
y terroristas; programas
de capacitación;
y análisis de viabilidad
de reporte de operaciones
sospechosas.
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Conformación
de la evidencia documental
de las revisiones y análisis
efectuados
La evidencia documental,
está contenida
en los documentos elaborados
por el Oficial de Cumplimiento,
durante el período
de revisiones:
- Plan Anual de Cumplimiento
(PAC)
- Programa de revisión
y análisis
- Programa de inspección
a dependencias y oficinas
- Programa de inspección
a clientes
- Programa de análisis
de razonabilidad de
operaciones inusuales
- Programa de cruce
de alfa – numérico
de clientes en Listas
OFAC, narcóticos
y terroristas.
- Programa de revisión
de segmentos de mercado
- Programa de revisión
y análisis de
capacitación
- Análisis de
viabilidad de reporte
de operación
sospechosa.
- Fotocopias de documentos
fuentes sobre los cuales
se efectúo trabajo
de revisión.
- Informes generados
por el Sistema de Información
Gerencial – SIG -
- Prueba escrita de
conocimientos sobre
prevención de
lavado de activos aplicados
a todo el personal de
la entidad.
- Análisis estadístico
de operaciones por cliente
- Informe producto de
las revisiones y análisis.
Los documentos relacionados
anteriormente, deben estar
debidamente archivados
en legajos rotulados con
la imagen visual corporativa
de la entidad financiera,
el objeto de revisión
y la fecha correspondiente.
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Formulación
de conclusiones y recomendaciones
Toda revisión
analítica efectuada
por el Oficial de Cumplimiento,
debe conducir a una conclusión
sobre el estado en que
se encuentra el objeto
examinado y, eventualmente,
a la formulación
de recomendaciones tendientes
a emprender acciones correctivas
inmediatas por parte de
los empleados indicados
en coordinación
con el Oficial de Cumplimiento
o miembros de su grupo
de apoyo.
En el informe de resultados
de las revisiones y evaluaciones
que periódicamente
el Oficial de Cumplimiento
efectúa y luego
remite periódicamente
a la Junta Directiva o
Directorio de la entidad,
forma parte del mismo,
las conclusiones y las
recomendaciones correspondientes
a cada objeto revisado.
Posterior a la presentación
del informe ejecutivo
a la Junta Directiva o
Directorio, el oficial
de Cumplimiento en coordinación
con la auditoria interna
y la auditoria externa
o revisoría fiscal,
adelantan el proceso de
seguimiento a las recomendaciones
formuladas, a los compromisos
adquiridos por los empleados
indicados y a las acciones
correctivas aplicadas
a efectos de corroborar
que la acción de
mejoramiento se llevó
a cabo.
Si las acciones correctivas
acordadas no se llevan
a cabo en el tiempo establecido,
serán materia de
informe al máximo
órgano directivo
en el período correspondiente,
a efectos de darle aplicación
al régimen de sanciones
pertinente.
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