| La práctica
nos enseña que
existen entidades financieras
que por la complejidad
de su ciclo operacional,
requiere el montaje de
una Unidad de Cumplimiento,
es decir, en este caso,
el Oficial de Cumplimiento
apoya su labor en un equipo
de trabajo que le permita
cubrir todas las dependencias
y oficinas de la institución
en forma adecuada.
Para lo cual se recomienda
surtir una serie de procesos
para la creación
de dicha Unidad así:
Caracterización
y conformación
del equipo humano
Las personas que conforman
el equipo de trabajo que
apoya al Oficial de Cumplimiento
en una entidad financiera,
deben observar las mismas
características
del Oficial de Cumplimiento.
Debe contar con profesionales
en áreas administrativas
(Administración,
Contaduría, Ingeniería
Industrial, Derecho y
Economía)
Para la conformación
del equipo de trabajo,
se sugiere desarrollar
los siguientes aspectos:
- Identificar las funciones
específicas de
la Unidad de Cumplimiento
y las interrelaciones
con otras unidades funcionales.
- Identificar las necesidades
de recurso humano, con
base en la definición
de funciones específicas
asignadas a la Unidad
de Cumplimiento.
- Proceso de selección
del personal con base
en el perfil trazado
por el área de
personal en coordinación
con el Oficial de Cumplimiento.
- Definir cargos y describir
sus funciones.
- Ubicación en
el organigrama especificando
líneas de autoridad
y comunicación.
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Caracterización
de los recursos técnicos
La entidad financiera
cuenta con un conjunto
de conocimientos, métodos
y procesos que se utilizan
para llevar a cabo su
ciclo operacional, cuyo
resultado es la conformación
del portafolio de servicios
que se ofrece a los clientes.
Una vez se determina
el funcionamiento normal
del sistema operacional,
la alta gerencia diseña
sobre el mismo, los procedimientos
específicos de
prevención y control
del lavado de activos,
en coordinación
con la Unidad de Cumplimiento.
El nivel de automatización
de dicho sistema operacional,
determina igualmente,
el diseño automático
de los procedimientos
específicos para
la prevención y
control de los activos
provenientes de actividades
delictivas.
Las especificaciones
tecnológicas propias
de la Unidad de Cumplimiento,
deben permitir:
- Cotejar numérica
y alfabéticamente
cada cliente con listas
de personas inhibitorias
o que registran bloqueos
comerciales y judiciales.
(Cumplimiento de listas
OFAC)
- Comparar numérica
y alfabéticamente,
el documento de identificación
de cada cliente con
los registros controles
de la institución
que expidió dicho
documento.
- El registro de los
datos básicos
del cliente y de las
operaciones que realiza.
- La consolidación
de operaciones por cliente
en distintos espacios
temporales.
- La consolidación
de operaciones por montos
o límites normativos.
- La acumulación
de operaciones por segmento
de mercado.
- Estadísticas
operacionales por cada
segmento de mercado
en períodos indicados.
- El registro de operaciones
individuales en efectivo,
efectuadas a través
de cualquier oficina
o agencia de la entidad.
- El registro de operaciones
múltiples en
efectivo, efectuadas
a través de cualquier
oficina o agencia de
la entidad.
- La clasificación
de operaciones en efectivo
y documentales.
- La equivalencia entre
monedas.
- Visualizar los movimientos
por cliente, para determinar
operaciones inusuales.
- El registro de indicaciones
y características
propias del cliente,
conocidas gradualmente
durante el establecimiento
de negocios con el mismo.
- El control sobre el
reporte de las operaciones
sospechosas, a la entidad
gubernamental encargada
de su análisis.
- El registro del usuario
que ingresa a efectuar
modificaciones, retiros
o adición de
datos, a través
del sistema computacional.
- Listar información
condicionada a los criterios
de búsqueda y
organización
de la misma. Ejemplo:
Listar las operaciones
de naturaleza débito
efectuadas por determinado
cliente, etc.
- Controlar señales
de alerta automáticas
que permitan identificar
clientes que registran
movimientos sin justificación
económica.
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Ubicación
en el organigrama de la
institución.
La ubicación orgánica
de la Unidad de Cumplimiento
en una entidad financiera,
debe ser adecuada para
que permita el cumplimiento
de las responsabilidades
a su cargo.
El personal que ejerce
sus funciones en la Unidad
de Cumplimiento, debe
tener el apoyo de la alta
gerencia (Junta Directiva),
para que se logre la colaboración
de todo el personal de
la entidad, y logre así,
ejecutar sus labores sin
impedimentos.
El Oficial de Cumplimiento,
quien dirige la Unidad
de Cumplimiento, debería
depender de la Junta Directiva
o Directorio, para respaldar
su libertad y autonomía
y permitirle el cubrimiento
de todas las áreas
críticas; la atención
debida a los informes
y la aplicación
de acciones correctivas.
La ubicación organizacional
del Oficial de Cumplimiento
debe permitirle mantener
un canal de comunicación
abierto, dispuesto a informar
sobre asuntos de mutuo
interés, con el
Directorio o Junta Directiva
de la institución.
La Junta Directiva o
Directorio debe ser ente
encargado de nombrar y
remover del cargo al Oficial
de Cumplimiento, este
aspecto hace más
independiente la labor
de dicho ejecutivo.
La misión, objetivos,
estrategias, autonomía
y responsabilidad de la
Unidad de Cumplimiento,
deben estar documentados
y aprobados por la Junta
Directiva o Directorio.
La creación de
la Unidad de Cumplimiento,
debe contemplar:
- La posición
orgánica de la
Unidad.
- La autorización
para acceder a toda
la información
de la entidad y para
realizar las visitas
de inspección
a oficinas y dependencias
de la entidad, con el
fin de verificar el
cumplimiento de las
normas y las reglamentaciones
internas desarrolladas
por el Sistema Integral
de prevención
y control del lavado
de activos.
- Definir el alcance
y cobertura de los procedimientos
específicos de
prevención y
control.
El Oficial de Cumplimiento
debe presentar al Comité
de Prevención de
Lavado de Activos (COPRELAC)
un informe mensual sobre
el avance de la labor
que cumple la Unidad de
Cumplimiento; las desviaciones
o incumplimiento de las
normas y reglamentaciones
contenidas en el Sistema
Integral de prevención
y control; las causas
de dichas desviaciones;
las recomendaciones y,
el resultado del seguimiento
a las acciones de mejoramiento
continuo.
Anualmente, el Oficial
de Cumplimiento debe presentar
a la Junta Directiva o
Directorio y a la COPRELAC,
para la asignación
de los recursos económicos
necesarios, la Planeación
de Cumplimiento y Seguimiento
– PACS – la cual contiene
las actividades en materia
de cumplimiento, previstas
por la entidad financiera.
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Funciones
y responsabilidades de
cada miembro del equipo
humano
La principal función
de la Unidad de Cumplimiento
en una entidad financiera,
es lograr proteger a la
entidad de la introducción
de dineros, derechos y
activos provenientes de
actividades delictivas.
En consecuencia, las
funciones de los miembros
del equipo de trabajo
que conforman la Unidad
de Cumplimiento, se encaminan
a verificar:
- La ejecución
de los procedimientos
específicos para
la prevención
y control del lavado
de activos, por parte
de los empleados responsables.
- La observancia de
los preceptos contenidos
y desarrollados en el
"Código
de Conducta" ,
por parte de todos los
empleados de la entidad.
- El ejecución
de los programas de
capacitación
sobre prevención
del lavado de activos;
actualización
normativa; diseño
de nuevos procedimientos
específicos;
desarrollo de nuevas
técnicas de lavado,
asumidas por la delincuencia
organizada y acciones
internacionales para
el control y represión
de capitales originados
en actividades delictivas.
- El análisis
de razonabilidad que
se debe efectuar sobre
las operaciones inusuales
a efectos de determinar
el nivel de sospecha
y la viabilidad de reporte
como operación
sospechosa al estamento
correspondiente.
- La revisión
de los reportes periódicos
de información
a los entes externos
de supervisión
y control.
- La elaboración
de los informes mensuales
dirigidos al COPRELAC.
- El seguimiento efectuado
a las operaciones de
los clientes, cotejo
de las mismas con la
actividad económica,
la base patrimonial
y las demás variables
financieras declaradas
al inicio del vínculo
comercial, con el fin
de establecer correspondencia
entre unos y otros.
- El seguimiento de
las acciones correctivas,
como un compromiso de
mejoramiento a los defectos
de control, detectados
en visitas de inspección.
- La conformación
de estadísticas
por segmento de mercado,
para determinar el perfil
financiero de los clientes,
capacidad de operación,
potencial económico
y maniobra comercial,
entre otros factores.
- La elaboración
de consultas a fuentes
secundaria y primaria,
con el fin de determinar
tendencias de los mercados
atendidos por la empresa
y el descubrimiento
de nichos de mercado.
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Relación
con la auditoría
interna y externa
Recordemos que la auditoria
externa o revisoría
fiscal, es un órgano
de vigilancia y control
independiente de la administración,
del cual se espera imparcialidad
absoluta, en sus juicios
e informes.
Los objetivos de la auditoria
externa o revisoría
fiscal que se relacionan
con las funciones de la
Unidad de Cumplimiento,
establecen:
- Cerciorarse que las
operaciones que se celebren
o cumplan por cuenta
de la entidad se ajustan
a las prescripciones
legales en materia de
prevención de
lavado de activos y
expresar su opinión
sobre la suficiencia
del Sistema Integral
para la Prevención
del Lavado de Activos.
- Dar oportuna cuenta
a la Asamblea o Junta
de Socios, a la Junta
Directiva o Gerente,
según los casos,
de las irregularidades
que ocurran en el funcionamiento
de la sociedad y en
el desarrollo de sus
negocios.
- La auditoria externa
o revisoría fiscal
está facultada
para inspeccionar todas
las áreas funcionales,
incluida las acciones
de la Unidad de Cumplimiento,
con el propósito
de establecer el cabal
cumplimiento de la ley
y así asegurar
el funcionamiento de
la entidad y el desarrollo
normal de las operaciones,
en cumplimiento de este
objetivo.
- Evaluar el sistema
de control adoptado
por la entidad para
la prevención
del lavado de activos.
Las funciones de la Unidad
de Cumplimiento, forman
parte integrante del Sistema
de Control Interno de
la entidad financiera,
de tal forma que cuando
los miembros del equipo
de trabajo del Oficial
de Cumplimiento, cumplen
con la responsabilidad
de verificar dicho sistema
de control interno, que
permite medir lo adecuado,
efectivo y la calidad
de dicho sistema.
De igual manera, la auditoria
externa o la revisoría
fiscal evalúa el
Sistema de Control Interno
de la entidad a efectos
de adecuarlo si fuere
el caso, a las condiciones
de calidad exigidas en
materia de prevención
y control del lavado de
activos.
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Relación
con la auditoria interna
La Unidad de Cumplimiento
al igual que la Unidad
de Auditoria Interna,
planea el trabajo a ejecutar,
examina y evalúa
el sistema de control
interno, comunica los
resultados y efectúa
seguimiento a las acciones
correctivas.
La labor de las dos Unidades,
se diferencia en que la
auditoria interna efectúa
su trabajo orientada por
las normas de auditoria
generalmente aceptadas,
mientras que la labor
desarrollada por la Unidad
de Cumplimiento, se hace
sobre el Sistema Integral
de Prevención de
Lavado de Activos.
La relación existente
entre las dos áreas,
es de cooperación,
es decir, cada una programa
sus visitas de inspección
y el trabajo de campo,
en forma independiente,
pero en el momento de
ejecutar el trabajo de
campo, acuerdan las fechas
en que cada dependencia
efectuará la visita
de inspección respectiva.
Cuando las dos Unidades,
determinan sus planes
de revisión a ejecutar
lo hacen en fechas diferentes
en el año, de tal
forma que la unidad visitada
recibe por lo menos un
par de visitas como mínimo,
ejecutadas bajo dos criterios
diferentes.
El alcance del trabajo,
cubre los objetivos de
revisión, el recurso
humano comprometido, las
técnicas de revisión
empleadas .
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