| El Conocimiento
del Cliente no
es simplemente una obligación
puntual que se cumple
con el diligenciamiento
de unos formatos. Se trata
de una política
que implica una acción
planeada y coordinada
entre varias áreas
de la entidad, labor que
se desarrolla en cinco
instancias: preparación
y diseño, vinculación
del cliente, análisis
de la información,
prestación del
servicio y actualización
de datos.
Para desarrollar una
política de Conocimiento
del Cliente eficaz, las
entidades deben realizar
una labor continua y organizada
que puede ser descrita
mediante las siguientes
etapas:
3.2.1.
Preparación y diseño
Bajo el criterio orientador
de la legislación
vigente y los instructivos
del supervisor
bancario , los sujetos
vigilados deben establecer
procedimientos para cumplir
con la obligación
de conocer al cliente.
Al mismo tiempo, se deben
diseñar y elaborar
los formatos correspondientes
y establecer los sistemas
de almacenamiento, conservación
y consulta de la información.
3.2.2.
Vinculación del
Cliente
El momento más
importante en este proceso
es la vinculación
del cliente. Se trata
de su primera relación
con la entidad, en la
cual el cliente presenta
su documentación
y la entidad decide sobre
su vinculación.
Esta oportunidad es muy
valiosa para desarrollar
la política de
conocimiento del cliente
y prevención del
lavado de activos. Para
efectos operativos y de
control propios del servicio,
las entidades solicitan
información básica
como registros de firmas,
fotocopias de documentos
de identidad, direcciones
de correspondencia, referencias,
etc. A su vez, la política
de Conocimiento del Cliente
conlleva la solicitud
y análisis de información
complementaria que tiene
como único fin
evitar que la entidad
sea utilizada para lavar
activos o legitimar capitales.
La legislación
de algunos países
establece procedimientos
y mecanismos específicos
para la conservación
y organización
de dicha información.
En todo caso, es importante
tener en cuenta que cuando
se analicen operaciones
inusuales sospechosas,
la mejor fuente de información
para realizar este estudio
es aquella suministrada
por el cliente al momento
de vincularse a la entidad.
En consecuencia, un mecanismo
que permita la consulta
fácil de esta información
es fundamental para el
ágil desarrollo
de la política
de prevención al
lavado de activos.
3.2.3.
Análisis de la
información suministrada
El Conocimiento del
Cliente no es una actividad
pasiva, en la cual el
sujeto
obligado solicita
la información
y el cliente o usuario
la suministra. Se trata
de una labor en la cual
el sujeto
obligado, solicita
la información,
se asegura que esté
completa, solicita información
adicional o explicativa,
verifica ciertos datos
y, finalmente, establece
que toda la información
tenga sentido y sea coherente.
3.2.4.
Prestación del
servicio
Una vez vinculado formalmente
a la entidad, para el
caso de los clientes,
o en cualquier momento,
para el caso de los usuarios,
las personas acuden a
las entidades financieras
para realizar sus transacciones
con diferentes propósitos
y bajos muy diversas modalidades.
En todos estos eventos,
la entidad debe identificar
a las personas que realizan
estas operaciones, sin
necesidad de repetir el
proceso que se realizó
a la hora de la vinculación
del cliente.
Cuando se presta un
servicio a un cliente
ya vinculado, sobre el
cual se ejerció
la Política de
Conocimiento del Cliente,
se pretende simplemente
confirmar que la persona
que realiza las transacciones
es efectivamente el cliente
de la entidad. Lo anterior
con varios propósitos
dentro de los cuales se
encuentran:
- Comparar la operación
con el perfil del cliente
y el segmento del mercado
- Consolidar las operaciones
periódicas del
cliente para efectos
de análisis y
control
- Confrontar los listados
especiales
(Listas de clientes
que no deben ser vinculados.
Por ejemplo, personas
incluidos en las listas
de la OFAC)
4. Verificar las señales
de alerta correspondientes
(ver capítulo de
Señales
de Alerta)
3.2.5.
Actualización de
datos
Es normal y previsible
que los clientes de las
entidades financieras
cambien algunas de sus
características
personales y financieras
durante la duración
de la relación
contractual con la entidad.
Los individuos y las empresas
cambian de actividad económica,
de domicilio, etc. Por
esta razón, es
importante actualizar
en forma periódica
y sistemática los
datos suministrados por
los clientes. De lo contrario,
la confrontación
de las operaciones realizadas
con la información
no actualizada del cliente
puede inducir a creer
que existen operaciones
sospechosas donde no las
hay o lo contrario.
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